rss feed instore.sk
Organizačné riadenie je najdrahšie
Procesné riadenie predstavuje systémy, postupy, metódy a nástroje trvalého zabezpečenia maximálnej výkonnosti a neustáleho zlepšovania podnikových aj medzipodnikových procesov, ktoré vychádzajú z jasne definovanej stratégie organizácie, a ktorých cieľom je naplniť stanovené strategické ciele. Človek dostáva riadiace pokyny tromi spôsobmi: procesmi, informačnými kanálmi a prostredníctvom druhého človeka. Preto aj rozlišujeme procesné riadenie, informačné a organizačné riadenie. Nikdy sa človek neriadi naraz procesným, informačným aj organizačným riadením. Vždy iba jedným, a to v závislosti od kvantifikácie a reakčného času. Kvantifikácia po určitú hranicu využíva procesné riadenie, napr. na križovatke sú značky, platí vyhláška, pravidlo pravej ruky a pod. Vyššia kvantifikácia si vyžaduje informačné riadenie (napr. semafor) a ešte vyššia už organizačné riadenie (napr. dopravná polícia). Človek, zamestnanec je povinný riadiť sa vždy vyššou formu riadenia. Ekonomicky najvýhodnejšie je informačné riadenie. V našich podmienkach však fi rmy využívajú na 50-70% organizačné riadenie. Z hľadiska kvantifikácie, času a prostriedkov je najmenej efektívne. „Napríklad porady sú súčasťou organizačného riadenia. Nedejú sa v reálnom čase, keďže počas porád biznis beží ďalej. Po porade tak už majú jej účastníci vlastne staré informácie a mali by robiť korekcie,“ upozorňuje Ing. Peter Karolyi, systémový logistik a konateľ spoločnosti QupraX, s.r.o.
Reakčný čas sa skracuje
Reakčný čas sa pod tlakom trhového prostredia skracuje. V súčasnosti by mali rekonštruovať procesy v oveľa kratších cykloch. Vývoj výroby smeruje k menším sériám až individuálnym riešeniam. Vyhráva tá firma, ktorá je rýchlejšia v rekonštruovaní. V optimalizovaní sa na nové podmienky. Nemusí byť dokonalá, ale len rýchlejšia ako konkurencia. Pri riadení podniku teda rozhoduje synchronizácia v priestore a čase. „Problém je možné riešiť iba správnym nastavením procesov a nie prehadzovaním horúceho zemiaku z procesu do procesu, z úseku do úseku, alebo nekonečnými poradami (organizačné riadenie). Systém totiž vyžaduje aby pracovník v danom čase urobil určitý úkon. Žiaľ človek má tendencie robiť to čo sa mu chce, nie to čo by mal,“ komentuje P. Karolyi. Správne procesné nastavenie s podporou informačného riadenia navádza pracovníkov robiť správe veci v správnom čase. Podľa expertov majú podniky 5-10 hlavných, základných procesov. Veľkosť firmy ovplyvňuje počet podprocesov a činnosti a firmy sa odlišujú i v štruktúre. Riadením procesov je možné ovplyvňovať všetky atribúty riadiacich, realizačných (hlavných) a podporných procesov organizácie. Ako každé riadenie i riadenie procesov disponuje nástrojmi.
Nástroje procesného riadenia
Medzi nástroje procesného riadenia patria všetky interné predpisy (pokyny, návodky, smernice), kompetenčný, organizačný, pracovný a mzdový poriadok, ale taktiež externé predpisy (zákony), ktoré sa vzťahujú na konkrétny proces pracoviska. Súčasťou procesného riadenia je visual management – napr. dizajn manuál, informačné tabule. „Systém dielenského riadenia výroby, ktorý využíva štítky ako nosiče informácií kanban, nie je nástroj procesného riadenia! Štítky idú súbežne s procesom, systémom ťahu (pull). Kanban je teda nástrojom informačného riadenia. Mobilný telefón je hlavne nástrojom riadenia organizačného, i keď vďaka rozšíreným funkcionalitám môže slúžiť i pre procesné a informačné riadenia,“ uvádza dva príklady nástrojov P. Karolyi. Základné nástroje procesného riadenia pre každú spoločnosť sú spomínaný kompetenčný, organizačný, pracovný a mzdový (motivačný) poriadok. Pracovník by ich mal, podobne ako má na pracovisku všetky pokyny a návody. Manažér by mal v rámci procesného riadenia zadefinovať kompetencie za procesy, a to v organizačnom poriadku. Definovaná je funkcia, nie človek. Jeden človek môže obhospodarovať viacero procesov, alebo viacerí ľudia jeden proces. Zväčša sú v slovenských spoločnostiach nastavené uvedené základné nástroje nedostatočne, najmä kompetenčný a organizačný poriadok. Ako hovorí P. Karolyi: „Podniky sa orientujú na organizačné, dvojrozmerné riadenie, nie na procesné, trojrozmerné plánovanie a riadenie. Ak chce spoločnosť úspešne zvládnuť procesné riadenie mala by vychádzať z týchto základných dokumentov. Človek ako najvyššia forma riadenia deleguje procesy do procesného a informačného riadenia.“ Identifikácia miesta, ktoré bráni výkonu v sústave procesov (úzke miesto známe z Teórie obmedzení), je možná len kvalifikovaným odborníkom, taktiež pomocou na to určených nástrojov.
Chýba systém optimalizácie
Okrem systému riadenia, informačného systému a systému kvality, mnoho organizácií zabúda na systém optimalizácie. Zabúda na optimalizáciu na súčasné podmienky, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou všetkých typov riadenia (organizačného, informačného i procesného). Na Slovensku dominuje organizačné riadenie. Každý manažér má vlastný spôsob riadenia, a tak sa často eliminuje to, čo bolo predtým i dobre nastavené. Na druhú stranu procesne nastavená spoločnosť dokáže pružne optimalizovať. Či už je to cestou samotného zlepšovania procesov (napr. kaizen), alebo inovovaním procesov (napr. reengineering). Reengineering musí najprv pripraviť podmienky pre zmenu, najmä ak podniková kultúra vykazuje silný odpor voči zmenám. V praxi sa osvedčili napríklad praktiky reengineeringu, ktoré publikovali Michael Hammer a James Champy:
1. Organizujte okolo výsledkov, nie podľa činností.
2. Nechajte tých, ktorí používajú výstup procesu, aby ho vykonávali.
3. Zahrňte spracovanie informácií do reálnej práce, ktorá tieto informácie vytvára.
4. Pracujte s geograficky rozptýlenými zdrojmi, ako keby boli centralizované.
5. Prepojte paralelné činnosti namiesto toho, aby ste integrovali ich výsledky.
6. Rozhodujte tam, kde je vykonávaná práca a zabudujte kontrolu priamo do procesu.
7. Zachyťte informáciu hneď na prvý krát a pri zdroji.
8. Procesy majú variantné prevedenie.
9. Manažér prípadu je jediným kontaktným miestom.
Procesné riadenie je štandard Mnoho manažérov má mylnú predstavu o tom, že stačí implementovať príslušný softvér a podnik bude zo dňa na deň riadený procesne. Prvým krokom k skutočnému procesnému riadeniu podniku je však oddelenie procesov od existujúceho aplikačného softvéru. Systém musí za „údaje“ považovať procesy, posunúť sa od reaktívneho k proaktívnemu riadeniu zmien. Je dôležité si uvedomiť, že kvalita procesov prebiehajúcich v organizácii a ich efektívne riadenie a usporiadanie ovplyvňujú nielen výšku nákladov, ale vo výraznej miere vplývajú aj na efektívnosť hospodárenia organizácie. V dnešnej dobe nie je procesná orientácia voľbou a často ani konkurenčnou výhodou. Je štandardom podnikateľského modelu, nutnosťou, bez ktorej sa firma, ktorá chce prežiť, jednoducho nezaobíde. Cesta za dokonalosťou nikdy nekončí...